Электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026: как подготовиться
С 1 сентября 2026 года вступают в силу поправки Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Там, где заключен договор перевозки, транспортная накладная оформляется только электронно.
Когда ЭТрН обязательна
Критерий один — заключен договор перевозки. Есть договор перевозки — накладная оформляется электронно. Нет договора перевозки — нет обязанности оформлять накладную. Число сторон значения не имеет: отправитель и получатель могут совпадать, а договор перевозки при этом есть.
Договора перевозки нет — накладная не оформляется
Доставка своим транспортом. Организация везет товар покупателю, не привлекая стороннего перевозчика. Доставка включена в стоимость товара.
Самовывоз. Покупатель забирает товар со склада на своем транспорте.
Договор перевозки есть — накладная оформляется на бумаге
Грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо. Основание — п. 7 приложения к приказу Минтранса России от 01.06.2026 № 262. Приказ действует с 01.09.2026 до 01.09.2032 в редакции приказа от 02.09.2026 № 391.
Доставка физическому лицу для личных нужд. Оформляется бумажная накладная.
Когда ЭТрН не требуется
Возить товар своим транспортом и включать доставку в цену.
Перевести логистику на самовывоз - покупатели забирают товар сами.
Оформлять отношения через договор поставки, акты и путевые листы, если сторонний перевозчик не привлекается.
Штрафы
До 1 марта 2027 года за отсутствие электронных перевозочных документов не штрафуют: при остановке на дороге инспектор ограничивается устным предупреждением.
Смягчение касается только дорожного контроля. По налоговой линии переходного периода нет — правила наступили 1 сентября 2026 года.
Как работает электронная накладная в 1С
Подключается сервис 1С-ЭПД (Калуга Астрал), встроенный в типовые конфигурации. Отдельные программы, выгрузки и внешние обработки не нужны: документы создаются, подписываются и отправляются в учетной системе.
Какие документы поддерживает
Обязательны с 1 сентября 2026:
ЭТрН — основной документ перевозки. Оформляет грузоотправитель, подписывают все участники.
Электронный заказ (заявка) ЭЗЗ — заявка на перевозку. Обязательны, если договор перевозки заключается принятием заказа к исполнению либо подачей заявки по договору об организации перевозок.
Электронный путевой лист (ЭПЛ) — на использование ТС, оформляет перевозчик. 140-ФЗ относит путевой лист к электронным перевозочным документам, изменения в ст. 2 259-ФЗ действуют с 1 сентября 2026 года. Прямого запрета на бумажный путевой лист при этом нет, формат выбирает компания. Исключение — отдельные алкогольные перевозки: там ЭПЛ обязателен, когда ЭТрН не оформляется.
По выбору кампании:
Электронная сопроводительная ведомость — при перевозке контейнеров.
Электронный заказ-наряд — при фрахтовании ТС с экипажем.
Электронный договор фрахтования — на предоставление ТС для перевозки пассажиров.
Экспедиторские документы
140-ФЗ вносит изменения в 87-ФЗ о транспортно-экспедиционной деятельности. Случаи, когда экспедиторские документы оформляются на бумаге, определяет приказ Минтранса России от 03.04.2026 № 115.
Отдельная обязанность — регистрация экспедиторов в государственном реестре.
Как выглядит процесс:
Отправитель создает электронную накладную прямо из документа реализации и вносит данные о грузе, машине и водителе — после того как перевозчик их сообщил.
Документ состоит из титулов, которые участники подписывают по очереди:
Т1 — грузоотправитель формирует накладную;
Т2 — погрузка: водитель подтверждает прием груза, затем перевозчик заверяет титул УКЭП;
Стоимость перевозки и изменения в пути — например, замену водителя — вносят отдельными уточнениями. Уточнение — тоже титул, его подписывают участники.
Водителю квалифицированная подпись не требуется: он подписывает свой титул простой электронной подписью в приложении или УНЭП через “Госключ”. Юридическую силу документу придает подпись уполномоченного сотрудника перевозчика с КЭП. В приложении водитель также предъявляет QR-код при проверке на дороге.
Если перевозчик работает в другой системе
Обмен между операторами работает. Из 1С отправляется приглашение контрагенту, он принимает его в своей программе — Контур, СБИС, Такском. В большинстве случаев приглашения достаточно, при проблемах настройка оформляется заявкой оператору.
Как перейти на электронные накладные за 4 шага:
Подключаете сервис в вашей 1С. Все делается удаленно. Поддерживаются конфигурации: 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP.
Выпускаете электронные подписи. Сотрудникам, которые подписывают накладные, оформляется КЭП и машиночитаемая доверенность на подписание от имени организации. Водителям — ПЭП, которая работает в телефоне.
Настраиваете обмен с контрагентами. Из 1С отправляется приглашения перевозчикам и получателям.
Настраиваете устройства водителей. Устанавливаете приложения на смартфоне 1С-ЭПД. Водитель будет видеть маршрут и QR-код для проверки.
Сколько это стоит
Начать можно без предоплаты. После первого документа включается базовый постоплатный тариф — 7₽ за документ. При регулярном объеме выгоднее предоплатные пакеты: подключают через КБ99, стоимость уточняйте у менеджера.
Чек-лист: что сделать до 1 сентября 2026
Подключить 1С-ЭДО и 1С-ЭПД в вашей конфигурации.
Выпустить КЭП сотрудникам, которые подписывают перевозочные документы.
Настроить приложение 1С-ЭПД на смартфонах водителей).
Отправить контрагентам и перевозчикам приглашения к обмену.