ФНС бесплатно посчитает, во что обойдется внедрение электронного документооборота, когда проект окупится и сколько компания сэкономит. Сервис подходит и для обмена с контрагентами, и для внутреннего документооборота.
Два режима расчета
Быстрый. Вводите количество входящих, исходящих и внутренних документов — получаете ориентир по затратам и эффекту. Этого достаточно, чтобы понять, есть ли у проекта экономический смысл.
Расширенный. Здесь модель приближают к реальности компании. Параметры, которые можно задать:
- нормы обработки документов и число листов в комплекте;
- инфляцию и ставку дисконтирования;
- трудозатраты по операциям и расходы на сотрудников;
- стоимость печати, доставки и хранения;
- стоимость лицензий, электронных подписей и поддержки;
- параметры интеграции и расходы на проектную команду.
Чем больше реальных цифр, тем точнее результат.
Какие вопросы закрывает калькулятор
Расчет отвечает на три вопроса:
- сколько компания тратит на бумагу сейчас;
- сколько сэкономит после перехода на ЭДО;
- за какой срок вернутся вложения.
С такими цифрами разговор с руководством переходит из плоскости «нам так удобнее» в плоскость «вот срок окупаемости и эффект в рублях».
В модели ФНС есть важное допущение: при объеме до 10 000 документов в год интеграция чаще всего нецелесообразна — эффект считают только за счет печати, доставки и хранения. Выше этого порога имеет смысл считать проект глубже, с учетом интеграции и сокращения ручного труда.
Быстрая оценка для пользователей 1С
На сайте 1С-ЭДО работает отдельный калькулятор. Введите количество документов реализации и поступления в месяц — он покажет годовую экономию.
Опорные цифры 1С:
- бумажный комплект документов — около 70 ₽ с учетом доставки, бумаги и принтера;
- отправка электронного комплекта — от 2,5 до 10 ₽, получение — бесплатно.
В ряде конфигураций 1С сама анализирует объем документооборота и предлагает перейти на ЭДО, если бумажные расходы становятся заметными.
Логика для пользователей 1С простая: калькулятор 1С-ЭДО — для быстрой оценки экономии на бумаге; калькулятор ФНС — для полного финансового расчета.
Что показывает практика EDI
Внедрение EDI окупается за несколько недель или месяцев — зависит от объема.
Стоимость и пороги окупаемости:
- 1С-модуль для обмена EDI-сообщениями — около 30 000 ₽;
- от 500 заказов в месяц модуль окупается быстро;
- до 100 заказов в месяц выгоднее веб-портал без внедрения.
Экономия рабочего времени. При обработке 10 000 заказов в месяц EDI экономит 2 500 часов труда. По ставке 223 ₽/час это 557 500 ₽ в месяц — только за счет одного документа ORDERS. Совокупно EDI снижает расходы на документооборот до 7–10% от стоимости сделки.
Скорость обработки. Ручное оформление поставки занимает около 15 минут. С электронным DESADV — 5 минут. Для компаний с большим потоком поставок это ощутимо влияет на склад и логистику.
Дополнительный эффект: меньше ручного ввода — меньше ошибок, штрафов за задержки и потерь документов.
Как считать правильно
- Подставляйте свои цифры, а не средние. Только тогда калькулятор работает как инструмент решения, а не как демонстрация сервиса.
- Сначала быстрый расчет — увидите порядок цифр.
- Затем расширенный — если проект рассматривается всерьез.
- Сравните результат с текущими расходами на бумажный документооборот. Так станет ясно, что выгоднее: остаться на бумаге, перейти на базовый ЭДО или сразу интегрироваться с учетной системой.
Вывод
Калькулятор ФНС показывает, где компания теряет деньги на бумаге, сколько вернет после перехода на ЭДО и когда окупятся вложения. Для первичной оценки хватит быстрого режима, для защиты проекта — расширенного. Пользователям 1С удобно сначала прогнать цифры в калькуляторе 1С-ЭДО, а затем сверить расчет с моделью ФНС.
