Как уменьшить просроченную дебиторку более, чем в 2 раза?

Автоматизация работы с первичными документами для средних и крупных торговых компаний

Если вы работаете с большим числом ежедневных отгрузок, то наверняка сталкивались с проблемой в печатных документах. Это могут быть вычерки в накладной, исправление количества продукции, отсутствие подписи или печати. Все эти проблемы объединяет одно — оригиналы документов важно оперативно заменять, как только выявили проблему.

Если сегодня в накладной обнаружили вычерк, который появился вчера, оператор, кладовщик или водитель могут вспомнить, что именно произошло. Если изменения в документах были позавчера, вспомнить ситуацию в деталях будет сложнее, а если неделю назад — практически невозможно.

И даже если вы быстро обнаружили документ, который нужно заменить, и отправили его клиенту на повторное подписание — и вы, и клиент об этом можете легко забыть. Если не вести учёт, оригиналы документов часто теряются на этом этапе.

Отсутствие оригиналов первичных документов грозит бизнесу серьёзными проблемами:
— вы не получите своевременную оплату от контрагентов;
— невозможно будет восстановить последовательность документов, а значит, не получится контролировать реальную себестоимость продукции в отчётах;
— беспорядок в работе с документами будет расти как снежный ком, что к концу месяца приведёт к серьёзной недостаче.

Для компаний, которые производят несколько сотен отгрузок в день, отсутствие контроля за первичными документами может вылиться в десятки и сотни тысяч рублей недостачи — клиенты не подпишут акты сверки и вырастет просроченная дебиторская задолженность.

Решение

Мы помогаем упростить работу с первичными документами: для этого идентифицируем каждую накладную на предприятии, чтобы её можно было легко отследить в системе. Благодаря этому оператору нужно меньше времени на поиск документов для замены, а директор оперативно получает полную картину о состоянии всех оригиналов — с ответственными пофамильно.

Как это работает

Мы добавляем уникальный штрихкод для каждого документа в печатную форму ТОРГ12. Штрихкод соответствует реальному номеру документа, так что никакой путаницы не возникнет.
После возвращения машины из рейса оператор сканирует документы и проставляет необходимый статус в пару кликов. На обработку 300 документов уходит 10–15 минут.

Вместе с программным решением мы предоставляем сканер, который позволяет быстро обрабатывать поток документов

Статусы документов

После сканирования вы можете распределить накладные по папкам в зависимости от того, что с этими документами планируете делать дальше.
Мы предлагаем четыре наиболее частых сценария: «правильные документы», «замены», «отсутствующие» и «на согласовании».

Правильные документы. Сюда попадают документы без вычерков и исправлений. Это значит, что запланированная поставка соответствует фактической.

Замены. Если документ необходимо исправить и заменить, он попадает в эту папку. При этом оператору важно указать, по какой причине документы не приняты, чтобы осуществлять точечный контроль и поддерживать порядок в отчётности.

Благодаря нашей обработке оператор сможет самостоятельно сформировать реестр документов, которые необходимо заменить, и передать его в работу менеджерам или водителям.

Отсутствующие. После возвращения всех машин вы увидите, какие документы не вернулись, а значит, сможете оперативно установить ответственных и принять меры.

На согласовании. Если документ остался на другом предприятии, вы можете установить для него особый статус и отметить дату его передачи на согласование.

Отчёты

После распределения накладных по статусам, вы сможете изучить реестры документов по каждому из них и при необходимости распечатать. Кроме того, будет возможность отфильтровать документы по менеджерам и автомобилям, чтобы быстрее найти человека, который был ответственным за конкретную поставку.

Результат

После внедрения автоматизации работы с первичными документами вы будете точно знать статус каждой накладной на предприятии: какие документы приняты, какие нужно заменить, какие находятся на согласовании, а какие утеряны.

Это существенно позволит ускорить процесс документооборота и поможет своевременно выявлять проблемы, которые могут стоить компании реальных денег.

До - портянка. После - красивая система документов со статусами

Хорошко Т.Е.
В нашем бизнесе выписка в программе реализации не означает факт сделки. Только когда подписанный документ вернётся от контрагента, мы можем внести его в ЕИС, а значит считать сделку закрытой. Поэтому мы готовим акты сверки ежемесячно, вне зависимости от срока, на который заключаем контракт.

Но даже такой подход не помог нам избежать роста дебиторской задолженности. Партнёры не могут перевести нам деньги из-за неправильно оформленных или отсутствующих документов, а проконтролировать объём нашего документооборота вручную практически невозможно.

Мы не понимали, как разобраться с этой кипой бумаг, но «КБ99» предложило нам решение по сквозному документообороту. Теперь мы можем отслеживать статус каждой накладной в компании, благодаря чему количество документов, которое нужно исправить, сократилось со 150 до 5 накладных в месяц. И даже если на конец месяца у нас остаются «проблемные» документы, их сразу видно в системе, а значит, мы можем оперативно обнаружить, на каком этапе находится документ: его забыл сдать водитель, он ещё у партнёра или утерян.
Ещё интеграция помогла выявить нам слабые места в логистике. Мы обнаружили, что больше всего проблем возникает с документами, подписание которых откладывается. Так мы раньше доставляли продукцию в детский сад в субботу, когда там не было человека, кто мог подписать накладную. Мы перестроили логистику и теперь с этим контрагентом вообще нет проблем с документами.