Автоматизация работы с первичными документами для средних и крупных торговых компаний

Автоматизация рабочего места менеджера по первичным документам

Если вы работаете с большим числом ежедневных отгрузок, то наверняка сталкивались с проблемой в печатных документах. Это могут быть вычерки
в накладной, исправление количества продукции, отсутствие подписи или печати. Все эти проблемы объединяет одно — оригиналы документов важно оперативно заменять, как только выявили проблему.

Если сегодня в накладной обнаружили вычерк, который появился вчера, оператор, кладовщик и водитель может вспомнить, что именно произошло. Если изменения в документах были позавчера, вспомнить ситуацию в деталях будет сложнее, а если неделю назад — практически невозможно.

Отсутствие оригиналов первичных документов грозит бизнесу серьёзными проблемами:
— Вы не получите своевременную оплату от контрагентов;
— Невозможно будет восстановить последовательность документов, а значит не получится контролировать реальную себестоимость продукции в отчётах;

— Беспорядок в работе с документами будет расти, как снежный ком, что к концу месяца приведёт к серьёзной недостаче.

Для компаний, которые производят несколько сотен отгрузок в день, отсутствие контроля за первичными документами может вылиться в десятки и сотни тысяч рублей недостачи.

Решение

Мы помогаем упростить работу с первичными документами: для этого идентифицируем каждую накладную на предприятии, чтобы её можно было легко отследить в системе. Благодаря этому оператору нужно меньше времени на поиск документов для замены, а директор оперативно получает полную картину о состоянии всех оригиналов — с ответственными пофамильно.

Как это работает?

Мы добавляем уникальный штрихкод для каждого документа в печатную форму ТОРГ12. Штрихкод соответствует реальному номеру документа, так что никакой путаницы не возникнет.
После возвращения машины из рейса оператор сканирует документы и проставляет необходимый статус в пару кликов На обработку 300 документов уходит 10–15 минут.

Вместе с программным решением мы предоставляем сканер, который позволяет быстро обрабатывать поток документов

Статусы документов

После сканирования вы можете распределить накладные по папкам
в зависимости от того, что с этими документами планируете делать дальше.
Мы предлагаем 4 наиболее частотных сценария: «правильные документы», «замены», «отсутствующие» и «на согласовании».

Правильные документы. Сюда попадают документы без вычерков и исправлений. Это значит, что запланированная поставка соответствует фактической.

Замены. Если документ необходимо исправить и заменить, он попадает в эту папку. При этом оператору важно указать по какой причине документы не приняты, чтобы осуществлять точечный контроль и поддерживать порядок в отчётности.

Благодаря нашей обработке оператор сможет самостоятельно сформировать реестр документов, которые необходимо заменить, и передать его в работу менеджерам или водителям.

Отсутствующие. После возвращения всех машин вы увидите, какие документы не вернулись, а значит сможете оперативно установить ответственных и принять меры.

На согласовании. Если документ остался на другом предприятии, вы можете установить для него особый статус и отметить дату его передачи на согласование.

Отчёты

После распределения накладных по статусам, вы сможете изучить реестры документов по каждому из них и при необходимости распечатать. Кроме того, будет возможность отфильтровать документы по менеджерам и автомобилям, чтобы быстрее найти человека, который был ответственным за конкретную поставку.

Результат

После внедрения автоматизации работы с первичными документами вы будете точно знать статус каждой накладной на предприятии: какие документы приняты, какие нужно заменить, какие находятся на согласовании, а какие утеряны.

Это существенно позволит ускорить процесс документооборота и поможет своевременно выявлять проблемы, которые могут стоить компании реальных денег.